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5 ferramentas que vão te ajudar a ter mais foco e produtividade durante o home office!

5 ferramentas que vão te ajudar a ter mais foco e produtividade durante o home office!

Trabalhar em home office pode ser bem difícil! Há quem ame e quem odeie. A maior queixa daqueles que não gostam tanto assim é porque alegam ser muito difícil manter o foco e a produtividade estando em casa. 

De fato, nossa casa não foi feita para trabalhar e, para quem tem família, pode ser um ambiente com muito mais distração. Um outro desafio do home office é a distância dos colegas de equipe. No físico, sabemos que é bem mais rápido e fácil a comunicação e integração do trabalho. 

Mas tudo isso pode ser possível fazer no online. Para alcançar essa verdadeira proeza, você precisa conhecer e utilizar as ferramentas corretas. Elas irão transformar seu home office em uma experiência totalmente diferente, resgatando toda sua produtividade e foco que você acredita ter deixado lá na sua empresa.

Para te ajudar, elaboramos uma lista com 5 ferramentas que vão te ajudar durante o home office. Existem muitas opções no mercado, mas trouxemos aqui ferramentas que testamos e temos certeza que vão te ajudar nesse período!

5 ferramentas para ter mais foco e produtividade durante o home office

1. Toggl

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Será que é possível medir sua produtividade? Com o Toggl sim! Ele registra de forma super simples o tempo gasto em cada tarefa, o que vai te auxiliar a monitorar sua produção diária e organizar melhor o seu tempo.

A interface do Toggl é super clean e organizada! Para metrificar uma tarefa é só informar o nome da mesma, dar um nome desse projeto (no caso de vários projetos) e, ou inserir a duração total daquela tarefa ou simplesmente dar play e contabilizar seu tempo gasto.

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Ela é uma ótima opção tanto para seu controle pessoal como para quem realiza trabalhos e cobra por hora. Para essa última, ela auxilia muito pois armazena o tempo dedicado a cada tarefa e projeto e também emite relatórios completos com esses dados.

O Toggl possui várias integrações com outras ferramentas como o Gmail, Asana, ToDo’s List, Basecamp e o Trello. A integração do Trello, por exemplo, possibilita a criação de um botão dentro dos cartões, que permite contabilizar as horas dentro do mesmo. O que é ótimo para medir o tempo de cada tarefa!

Ele conta com uma versão gratuita e alguns planos mais completos que liberam outras funções. Então, caso você tenha interesse em baixar, a ferramenta conta com versões para o navegador, para o desktop e app para Android e iOS.

2. Focus Booster

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O Focus Booster é um app que vai te obrigar a se concentrar! 

Com uma interface super simples, seu objetivo principal é te concentrar no seu trabalho, ao mesmo tempo que realiza pausas constantes entre os momentos de foco. 

A ideia é baseada na Técnica Pomodoro, que funciona da seguinte forma: você trabalha durante 25 minutos em uma mesma tarefa, sem parar. Após esse tempo você pode descansar de 3 a 5 minutos. Você repete esse ciclo 4 vezes – ou, quatro “pomodoros”. Após esses quatro ciclos, você pode fazer uma pausa maior.

Para utilizá-lo, basta definir sua sessão e a quebra de tempo. A ferramenta possui um timer bem simples com uma barra de progresso que avança conforme os 25 minutos vão passando. Com essa contagem, você não precisa ficar checando o relógio toda hora, basta apenas se concentrar em cumprir sua tarefa antes do tempo acabar.

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Durante o home office, se distrair acaba sendo muito fácil, tanto por estarmos em casa, como por ter outras pessoas da nossa família. Com essa técnica, é possível realmente se obrigar a ficar em uma mesma atividade durante aquele tempo.

A ferramenta possui uma versão para web e também um app. O melhor é que é super simples de mexer e totalmente gratuito!

3. Trello

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Nós já utilizávamos a ferramenta antes da quarentena, mas agora criamos um para as tarefas da equipe toda e tem sido ótimo! O Trello é uma ferramenta de organização de tarefas super completa e que já faz parte da rotina de muitos. Ela pode ser utilizada tanto para projetos pessoais como para gestão de tarefas de equipes. 

A ferramenta funciona baseada no método Kanban, cuja ideia é ter vários cartões (no Trello são chamados de “quadros”) que indicam de forma bem visual o andamento das tarefas. O método Kanban propõe fazer colunas dividindo os cartões entre “a fazer”, “em andamento” e “entregue”, de forma que você inicia as tarefas na primeira etapa e o move ao longo do processo.

Como o Trello é totalmente editável, você pode criar quantas colunas quiser e nomeá-las da forma que achar melhor. Não precisa ser, necessariamente, “a fazer”, “em andamento” e “entregue”. 

O Trello conta com diversas funcionalidades. Dentro de cada tarefa, por exemplo, é possível marcar as pessoas envolvidas, adicionar anexos, comentários, prazos e diversas outras funcionalidades. A ferramenta também conta com integrações com o Drive, Slack, Dropbox, Mapa, Zendesk, Asana, Evernote, MailChimp e diversos outros. O que ajuda muito a linkar arquivos e compartilhar tarefas com a equipe.

Ele é gratuito, mas também possui uma versão paga com algumas funcionalidades a mais. Mas a versão gratuita já é super completa e vai te ajudar muito!

No home office, fica difícil a cobrança de entregas e estabelecimento de prioridades. Com o Trello fica muito mais fácil, pois podemos visualizar as entregar em forma de calendário também e visualizar o que precisa ser entregue no dia, o que é prioridade ou não.

4. Rescue Time

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O Rescue Time é um aplicativo que você baixa em seu computador e o deixa funcionando em segundo plano sempre. A ideia é que ele analise e controle tudo que você faz, para medir no que você tem gasto seu tempo. Para isso, ele vai “guardando” as páginas que você acessou e quanto tempo exatamente ficou em cada uma. Depois ele gera um relatório com todos esses dados.

Mas não é só isso! Esse software é bem completo e conta com diversas funcionalidades específicas para te ajudar a controlar seu tempo e manter o foco. É o caso da opção “get focused”, que te dá a opção de escolher o tempo que deseja ficar focado em uma atividade específica. Durante esse tempo, ele bloqueia o acesso a tudo que pode te distrair. Genial né? 

Para saber e classificar o que te distrai ou não, o Rescue Time classifica seu histórico entre +2 e -2, dando essas notas para os sites que te permitem ser mais ou menos produtivos. 

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O Rescue Time emite relatórios mensais e semanais, dando um overview ao usuário sobre como ele usou seu tempo. Esses relatórios chegam direto no seu e-mail, o que é super prático para você acompanhar seu processo. Além dessa função, o software tem opções de controle e personalização de categorias, atividades, gestão de alarmes e outras. Uma função bem interesse é a opção de definir metas diárias: por exemplo, utilizar 30 minutos para ler um jornal ou utilizar a primeira hora do dia de forma mais produtiva.

5. Monday

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O Monday é um gestor de tarefas e projetos, cuja principal diferença é o workflow de tarefas. Para as equipes que estão trabalhando em home office e dependem muito um do outro, ele é perfeito!

Com um visual bem atrativo e diversas funcionalidades, nele você cria cartões com os projetos, adiciona os envolvidos e casa tarefa e pode metrificar tudo. Em tempo real, ele atualiza quem já finalizou suas tarefas e já pode passar para o próximo, quem tem condições de receber mais tarefas e muito mais. 

Com isso, é mais fácil medir quem está mais atolado de tarefas e quem está mais tranquilo, mesmo estando a distância. O que evita o desgaste da equipe.

Na plataforma é possível adicionar o responsável por cada tarefa e “trancar” uma atividade que depende de outra, liberando somente quando o responsável dar a primeira como concluída. O que é ótimo porque, dentro de uma equipe, muitos dependem das tarefas da outros para poder cumprir seu schedule.

O Monday também é uma opção de metrificar tempo e rendimento dos projetos e colaboradores. Para isso, ele gera relatórios super completos em questão de poucos minutos.

Sobre o método de funcionamento, depende de como cada equipe ou empresa prefere: kanban, just in time ou outros. 

O Monday possui teste gratuito de 14 dias, mas é uma plataforma paga. Se você busca uma única plataforma que vai unificar a gestão do seu projeto e as entregas de tarefas, vale muito a pena adquirir essa.

Qual ferramenta você achou mais interessante? Esperamos que uma delas te ajude a manter o foco e produtividade e realizar todas suas tarefas! 

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